Aujourd’hui, le concept de dématérialisation est devenu une tendance majeure dans le monde du business. En effet, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation, abandonnant progressivement l’utilisation de documents papier au profit d’un environnement numérique. Dans ce contexte, la dématérialisation représente un pas en avant vers un futur sans papier. Toutefois, qu’est-ce que la dématérialisation exactement et comment impacte-t-elle les entreprises «modernes» ?
Dématérialisation, de quoi parle-t-on exactement?
Tout le monde n’étant pas forcément au clair sur le concept dématérialisation, permettez-nous un petit rappel…
La «démat’» est le processus de transition d’un système basé sur des documents papier à un système numérique. Il s’agit à la fois du concept qui englobe la conversion de documents papier en format numérique, mais également de la mise en place de processus numériques pour remplacer les processus basés sur le papier. Mener cette transition exige une transformation profonde de ses processus et peut avoir des implications significatives pour une entreprise.
La dématérialisation est donc une tâche complexe qui présente de nombreux défis, allant de la gestion du changement à la protection des données sensibles.
Malgré cela, elle offre d’énormes avantages pour les entreprises…
La dématérialisation et son impact sur les entreprises modernes
Partant du principe que réduire le temps et les efforts nécessaires pour trouver, accéder aux documents et les gérer, permet d’améliorer la productivité, alors oui, on peut affirmer que la dématérialisation a un impact considérable et positif sur la performance es entreprises.
De plus, la dématérialisation permet également de réduire les coûts opérationnels associés à la gestion des documents papier. Cela inclut non seulement les coûts de stockage et de gestion des documents, mais aussi les coûts de perte ou de détérioration des documents. Les entreprises peuvent ainsi améliorer leur rentabilité.
Autre point, la dématérialisation constitue un vrai plus en termes de sécurité des données, car les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité plus efficaces que les documents papier.
Au niveau de l’impact environnemental la dématérialisation est également une innovation considérée de manière très positive. En réduisant l’utilisation de papier, les entreprises peuvent en effet contribuer à la réduction de la déforestation et de la pollution liées à la production de papier. De plus, la dématérialisation permet également de réduire l’empreinte carbone des entreprises, car elle permet de réduire la consommation d’énergie associée à la production, au transport et à la gestion des documents papier…
Nous aurions donc tout à fait pu citer la dématérialisation dans notre article sur les leviers technologiques qui apportent de la valeur aux entreprises.
Défis et solutions pour une transition numérique réussie
Bien sûr, la dématérialisation soulève également quelques problématiques. Parmi elles, on peut premièrement citer la gestion du changement. Puisque la dématérialisation implique une transformation profonde des processus, elle peut être difficile à (di)gérer pour certaines entreprises. Mettre en place une gestion du changement efficace est donc indispensable.
Deuxièmement, la dématérialisation nécessite également de former ses employés à l’utilisation des nouveaux outils et de leur donner le temps de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail.
Enfin, la dématérialisation nécessite également de se conformer aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données et de gestion des documents. Ici, consulter des experts juridiques est toujours une bonne idée afin de mettre en place des processus de conformité carrés et efficaces.
Sécurité et conformité : garantir la protection des données sensibles
Autre enjeu et pas des moindres, la sécurisation des datas. La dématérialisation «fait peur», notamment en ce qui concerne la protection des données sensibles. Il est donc indispensable de mettre en place des mesures de sécurité adéquates.
Tout d’abord, il faut protéger ses données contre les accès non autorisés, en mettant en place un système de gestion des accès qui permet à la fois de contrôler qui peut accéder aux données, et de surveiller les accès aux données.
Deuxièmement, il est également important de protéger les données contre les pertes ou les dommages. Pour cela, il existe des systèmes de sauvegarde et de récupération des données.
Études de cas inspirantes : comment La Poste et La Redoute ont réussi leur transformation numérique grâce à la dématérialisation
Il existe de nombreux exemples d’entreprises qui ont réussi leur transformation numérique grâce à la dématérialisation, mais deux sont particulièrement repris, du fait de leur rapport très particulier au papier. Il s’agit de La Poste et de La Redoute, en première ligne de cette révolution. Des exemples qui peuvent servir d’inspiration pour d’autres entreprises qui envisagent de se lancer dans la dématérialisation.
La distribution de courrier étant en chute libre (merci…la dématérialisation!), La Poste a effectué il y a quelques années, un virage à (quasi) 180° pour devenir une entreprise de services numériques. Particulièrement innovante, notamment à travers des services comme Docaposte ou L’Identité Numérique, l’entreprise se positionne désormais comme l’un des principaux partenaires numériques des entreprises et des collectivités. Une belle réussite!
La Redoute quant à elle a longtemps vécu à travers son fameux catalogue papier, ringardisé depuis par l’arrivée massive des plateformes de e-commerce. Mais l’entreprise ne s’est pas laissé faire et a décidé de passer au tout numérique dans les années 2010, pour être citée aujourd’hui comme un exemple de redressem*nt spectaculaire.
En conclusion, la dématérialisation représente un pas en avant vers un futur sans papier dans les entreprises. Malgré les défis qu’elle présente, elle offre des avantages évidents, notamment en termes d’efficacité, d’économies et de réduction de l’empreinte carbone, et représente une opportunité accessible pour les entreprises de se transformer. Prêts à avancer sur le sujet ? Des entreprises spécialisées comme LegalySpace sauront vous accompagner pour mieux préparer l’avenir.
